Optimiser le suivi de chantiers BTP avec Monday.com et Make : l'automatisation au service de la productivité

Dans un secteur du BTP en pleine transformation numérique, la gestion efficace des chantiers représente un défi majeur pour les entreprises. Entre la coordination des équipes, le suivi des lots, la gestion des jalons et le traitement des réserves, les professionnels du bâtiment font face à une complexité croissante qui nécessite des outils adaptés. C'est dans ce contexte que l'alliance de Monday.com et Make (anciennement Integromat) s'impose comme une solution particulièrement pertinente.

Les défis du suivi de chantier dans le BTP

Le secteur du BTP est confronté à plusieurs défis majeurs en matière de suivi de chantier :

• Multiplicité des intervenants : artisans, fournisseurs, clients, architectes...
• Diversité des documents : plans, devis, factures, bons de livraison, PV de réception...
• Contraintes temporelles : respect des délais, gestion des retards, planification des interventions...
• Suivi financier : contrôle des coûts, gestion des avenants, facturation...
• Conformité réglementaire : normes de sécurité, réglementations environnementales...

Face à ces défis, les solutions traditionnelles montrent leurs limites. Les tableurs Excel, les échanges d'emails et les documents papier ne permettent plus de répondre efficacement aux exigences de réactivité et de traçabilité du secteur.

Monday.com : une plateforme adaptée au suivi de chantier

Monday.com s'est imposé comme un outil de gestion de projet particulièrement flexible et puissant. Sa structure en "boards" (tableaux) permet d'organiser l'information de manière visuelle et intuitive, ce qui en fait un allié de choix pour le suivi de chantier.

Structuration optimale des boards pour le BTP

Pour un suivi efficace, nous recommandons généralement la mise en place de plusieurs boards interconnectés :

1. Board "Vue d'ensemble des chantiers" : pour suivre l'avancement global de tous les projets
2. Board "Lots et sous-traitants" : pour gérer les différents corps de métier et leurs interventions
3. Board "Jalons et planning" : pour visualiser les étapes clés et les échéances
4. Board "Réserves et snags" : pour suivre les problèmes identifiés et leur résolution
5. Board "Documents et livrables" : pour centraliser tous les documents importants

Cette structure permet d'avoir à la fois une vision macro des projets et la possibilité de zoomer sur des aspects spécifiques selon les besoins.

Personnalisation des statuts et des champs

L'un des atouts majeurs de Monday.com réside dans sa capacité à s'adapter aux processus spécifiques de chaque entreprise. Pour le secteur du BTP, nous recommandons la création de statuts personnalisés tels que :

• En attente de validation
• Planifié
• En cours
• En attente d'intervention
• Terminé avec réserves
• Réceptionné

De même, des champs spécifiques peuvent être ajoutés pour refléter les particularités du secteur : surface, type de matériaux, références normatives, etc.

Make : le moteur d'automatisation qui change la donne

Si Monday.com constitue une excellente base pour structurer l'information, c'est son couplage avec Make qui permet de passer à un niveau supérieur d'efficacité. Make (ex-Integromat) est une plateforme d'automatisation qui permet de connecter différentes applications entre elles et de créer des flux de travail automatisés.

Des automatisations concrètes pour le BTP

Voici quelques exemples d'automatisations particulièrement utiles pour le secteur du BTP :

1. Journal de chantier WhatsApp → Monday

Les équipes sur le terrain peuvent envoyer des photos et des commentaires via WhatsApp, qui sont automatiquement intégrés au board correspondant dans Monday.com. Cette automatisation permet :

• Une remontée d'information en temps réel
• Une traçabilité des observations de terrain
• Un gain de temps considérable pour les équipes

2. OCR des bons de livraison

L'OCR (reconnaissance optique de caractères) permet d'extraire automatiquement les informations des bons de livraison scannés ou photographiés :

• Les références des produits
• Les quantités livrées
• Les dates de livraison
• Les signatures

Ces informations sont ensuite intégrées dans Monday.com, ce qui facilite le suivi des approvisionnements et la vérification des factures.

3. Alertes mails en cas de retard

Le système peut détecter automatiquement les tâches en retard ou les jalons non atteints et envoyer des alertes par email aux responsables concernés. Cette fonctionnalité permet :

• Une anticipation des problèmes
• Une meilleure réactivité
• Une responsabilisation des intervenants

4. Synchronisation avec Batigest (Sage)

Pour les entreprises utilisant déjà Batigest, la synchronisation avec Monday.com via Make permet d'éviter les doubles saisies et d'assurer la cohérence des données entre les deux systèmes :

• Synchronisation des clients et des chantiers
• Mise à jour automatique des informations financières
• Génération de documents à partir des données de Monday.com

Retour d'expérience : des résultats concrets

Chez Platane, nous avons accompagné plusieurs entreprises du secteur du BTP dans leur transformation numérique. L'un de nos clients, spécialisé dans la rénovation de bâtiments historiques, a pu constater des améliorations significatives après la mise en place de Monday.com couplé à Make :

• Réduction de 30% du temps consacré au reporting
• Diminution de 25% des erreurs de coordination
• Amélioration de la satisfaction client grâce à une meilleure réactivité
• Économies substantielles liées à une meilleure gestion des stocks et des approvisionnements

Notre expertise en développement de solutions sur mesure nous a permis d'adapter précisément les outils aux besoins spécifiques de ce client, comme nous l'avons fait pour Dealt, une marketplace de services pour laquelle nous avons développé des API robustes et des automatisations sophistiquées.

L'importance de la formation et de l'accompagnement

La mise en place de ces outils ne suffit pas à garantir leur adoption par les équipes. C'est pourquoi nous accordons une importance particulière à la formation et à l'accompagnement :

1. Guide utilisateur personnalisé : documentation adaptée aux spécificités de l'entreprise
2. Sessions de formation : pour les administrateurs et les utilisateurs finaux
3. Accompagnement post-déploiement : pour répondre aux questions et ajuster les configurations

Notre approche, éprouvée notamment lors du développement de la plateforme de gestion de contenu automatisée par l'IA pour nos propres besoins, nous a permis de comprendre l'importance d'une adoption progressive et bien accompagnée des nouvelles technologies.

Vers une digitalisation complète du suivi de chantier

L'intégration de Monday.com et Make n'est qu'une première étape vers une digitalisation plus complète du suivi de chantier. À terme, d'autres technologies peuvent venir enrichir ce dispositif :

• IoT (Internet des Objets) : capteurs sur chantier pour suivre en temps réel les conditions (température, humidité, etc.)
• IA et analyse prédictive : pour anticiper les retards et optimiser les plannings
• Réalité augmentée : pour visualiser les plans directement sur site
• Applications mobiles dédiées : pour faciliter la saisie d'information sur le terrain

Chez Platane, notre expertise en technologies de pointe, notamment en intelligence artificielle générative, nous permet d'envisager ces évolutions avec sérénité et d'accompagner nos clients vers ces nouveaux horizons.

Conclusion : l'automatisation, un levier de compétitivité

Dans un secteur aussi concurrentiel que le BTP, l'optimisation des processus de suivi de chantier représente un véritable levier de compétitivité. L'alliance de Monday.com et Make offre une solution accessible, flexible et puissante pour relever ce défi.

Les entreprises qui sauront tirer parti de ces outils pourront non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi offrir un meilleur service à leurs clients, renforçant ainsi leur position sur le marché.

Vous souhaitez optimiser le suivi de vos chantiers grâce à Monday.com et Make ? Notre équipe d'experts est à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche. De la structuration initiale des boards à la mise en place d'automatisations complexes, en passant par la formation de vos équipes, nous vous proposons un accompagnement sur mesure adapté à vos besoins spécifiques.

Prenez rendez-vous via notre formulaire de contact pour échanger plus en détail sur votre projet et découvrir comment Platane peut vous aider à transformer votre gestion de chantier. Notre approche alliant technologie de pointe et créativité sans limites vous permettra d'atteindre vos objectifs tout en vous démarquant de la concurrence.